文●老可(中國No.1職場導師)

專案管理中的資源(Resource),主要指的是時間、人力與預算。當我們談自我管理時,主要談前兩項,因為錢的多少因人而異,而前兩項具有通用性。

在我們談時間之前,需要問你一個問題—你打算在多久之內建立自己的價值金字塔?這個問題乍問之下很難回答,那麼讓我們先看一幅畫。下圖以簡單易懂的方式闡釋了本書的理念,你的人生需要一個支點,這就是你的價值金字塔,而你建立得越早,你撬動的未來就越高,雖然這在你一開始的時候會很費力氣;但如果你貪圖安逸,即便你在人生的後半段也建立起自己的價值金字塔,但它起到的作用也是很有限的。

161圖4-4價值金字塔的時間槓桿.png

不贅述,請珍惜時間,儘早找到你人生的支點。這一節介紹兩種時間管理的方法,你可以結合自己的工作習慣加以利用,提高自己的工作效率。

一百多年前,美國一家默默無聞的小鋼鐵公司總裁煩惱該如何提高公司效益。他去諮詢一位專家,專家聲稱可以在10 分鐘內給他一樣東西,這東西能幫他使公司的業績提高50%。專家讓這位總裁回去做個試驗,能堅持多久就堅持多久,願意讓多少人參加就讓多少人參加,一個月後讓鋼鐵公司的總裁給他寄一張支票,覺得這方法值多少美元就寄多少錢。一個月後,總裁給這位專家寄來一張2.5 萬美元的支票。5 年之後,這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨立鋼鐵廠。

這位專家就是後來被稱為「現代公共關係之父」的艾維.李(IvyLee),他給這位總裁開出的「藥方」後來也同樣聲名遠播,被稱為「艾維.李時間管理法」。艾維.李的方法是這樣的:

1. 寫下你明天要做的6 件最重要的事;
2. 用數字標明每件事的重要性次序;
3. 明天早上第一件事是做第一項,直至完成或達到要求;
4. 然後再開始完成第二項、第三項⋯⋯
5. 每天都要這樣做,養成習慣。

這個方法在一百多年前奏效了,不過許多人質疑現今它還是否適用。人們說,我們的工作節奏比20 世紀快多了,我們工作時不光要考慮「重要性」的問題,還要考慮「緊迫性」的問題。

優勢法則24
 對「重要但不緊急」的事給予高度重視,就能越早建立核心價值。

於是,現代人在艾維.李的方法加了一個維度,用竪軸表示「重要性」,用橫軸表示「緊迫性」。然後事情自然地被分為四個部分:「重要且緊急」、「重要不緊急」、「緊急不重要」和「不緊急不重要」。

如果讓你排序,你會怎麼安排?有兩個我們都不會有異議,那就是「重要且緊急」第一,「不重要不緊急」最後。關鍵是中間的兩個怎麼處理,而這是真正能體現出時間管理藝術的地方。

163圖4-5 二象限時間管理法.png

你可能說我要先做「緊急但不重要」的事情,但是你會發現,慢慢地,那些「重要但不緊急」的事情遲遲不能啟動—因為它們不緊急,所以就一再地被推遲、再推遲,甚至等了一年兩年⋯⋯那些「重要但不緊急」的事情始終都沒有做。那些被我們排在第一優先級的「重要且緊急」的事情一年也碰不上幾件,於是我們每天花大量時間處理的都是些「不重要但很緊急」的亂七八糟的事。日子就這樣一天天過去了。事實證明—

職務越高,
你會越在意「重要」的重要性,
將「不重要但很緊急」的工作,
分解交給下屬去做。

這個時候你是把控方向的人,如果你不能在重要的問題上做出正確的决定,那麼你的事業、公司,就有可能出現問題。

即便你還是一名小卒,也要對那些「重要但不緊急」的事情給予高度重視,並安排在合適的時間完成。只有這樣,你才能不斷地沿著正確的軌道前行。

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